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VOTACIONES ELECTRÓNICAS

¿Qué es el sistema de votación electrónica?

Es un sistema de carácter ágil y moderno, que le permite al usuario conocer los resultados de la votación en tiempo real para ser visto por los asistentes al evento. El uso del sistema es sumamente sencillo (plug & play), lo cual evita confusiones en el usuario o la comisión de posibles errores. De igual forma el sistema es compatible con el sistema operativo de Windows y con Office.
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¿Para qué realizar votaciones electrónicas? (UTILIDAD DEL SERVICIO):

Asambleas en propiedad horizontal o en sociedades por acciones:

Las votaciones electrónicas son un recurso con el que se cuenta con el objetivo de facilitar la toma de decisiones al interior de un evento de tipo asambleario, así como para ayudar a dinamizar y hacer más interactivo el evento que usted convoque. Generalmente se presentan dificultades al momento de realizar las votaciones para la toma de definiciones. Es allí donde este tipo de recursos tecnológicos se convierten en una alternativa rápida y eficaz. Con este tipo de recursos se obtienen resultados en tiempo real y 100% precisos. Este sistema permite ver el quorum con el que cuenta al inicio de su evento y al finalizar se generan los reportes de la votación en formato PDF y EXCEL. De igual forma el conteo de votos se realiza con coeficiente en los casos en los que la ley así lo exige. De esta manera usted podrá ahorrar tiempo y dinero, y dará muestras de su profesionalismo en la realización de este tipo de eventos.

Eventos académicos, capacitaciones y talleres:

Las votaciones electrónicas son un recurso invaluable cuando se trata de interactuar con el público y guiar una capacitación para que sea verdaderamente interactiva, en la cual cada participante pueda dar su opinión acerca de una pregunta realizada por el conferencista quien de acuerdo con ella dará curso al tema a desarrollar. Además le brinda la oportunidad de realizar evaluación de conocimientos cuando usted lo requiera: bien sea al inicio para indagar a cerca de conocimientos previos en el tema o al final para evaluar el conocimiento obtenido al final de la capacitación. Los resultados se podrán hacer públicos o no de acuerdo con su necesidad.

Reuniones de Gerencia:

Cuando la gerencia general quiere conocer la opinión de sus ejecutivos a cerca de un tema crucial para su compañía, lo cual es una herramienta muy importante para la toma de las decisiones, el sistema de votaciones / opinión se convierte en una herramienta imprescindible porque al mismo tiempo en el que la gerencia censa las capacidades de sus ejecutivos, los ejecutivos van dando luces a la gerencia de las decisiones estratégicas que estos sugieren tomar.

Estudios de mercado y medición de ambiente laboral:

Si la necesidad es hacer un estudio de mercado o de ambiente laboral utilizar las múltiples opciones que le brinda el sistema de votaciones electrónicas son una herramienta única, con ella usted podrá diferenciar las respuestas por género, edad, actividad económica, etc… También podrá incluir a los participantes, de tal manera que no sientan que están respondiendo un cuestionario sobre una hoja de papel sino que participan de una actividad interactiva, de tal manera que las respuestas obtenidas serán mucho más confiables y por lo tanto de mejor uso práctico.

OPCIONES PARA VOTAR

Tarjetas impresas con códigos de barras:

Son tarjetas personalizadas impresas sobre papel de 180grs y precortadas para que el usuario entregue en el momento de la votación de acuerdo con la decisión.

Dispositivos de votación:

Son teclados con pantalla LCD por medio de los cuales los votantes pueden tomar las decisiones solo oprimiendo dos teclas (la decisión y la tecla OK).

Aplicación Web para dispositivos móviles:

Por medio de esta aplicación los asistentes pueden usar sus dispositivos como teclado de votación y tomar sus decisiones como si los tuvieran. Para que esta aplicación funcione correctamente es indispensable que en el auditorio en donde se realicen las votaciones haya acceso a internet o que los usuarios tengan acceso a internet por medio de sus dispositivos.

MATERIALES Y EQUIPOS QUE SE USAN

Sistema de Votación	Computador con software	Lector códigos de barras	Tarjetas impresas	Dispositivos con sistema inalámbrico	Operadores
Con tarjetas impresas	SI	SI	SI*	NO	SI
Con dispositivos de votación	SI	SI	SI	SI	SI
Con Aplicación Web	SI	NO	SI	NO	SI

PROCEDIMIENTO

1. Contratación:

En el momento de la firma del contrato o de la emisión de su orden de compra se le solicita el pago del 50% del valor contratado.

2.Envío de información:

Para todos los tipos de dispositivos que se usarán para votar es indispensable que se entregue el listado de las unidades con su respectivo coeficiente en formato Excel o equivalente. Cuando el sistema usado es el de las votaciones con tarjetas con códigos de barras se debe adicionar el listado de las votaciones que piensa realizar con su posible respuesta, como por ejemplo: 1. Quorum entrada, 2. Aprobación de estados financieros SI/NO, 3. Aprobación de presupuesto SI/NO, 4. Elección de revisor fiscal 3 OPCIONES (1,2,3) 6. Quorum salida.

3.Impresión de tarjetas:

En todos los sistemas de votación es indispensable entregar en la asamblea una tarjeta de entrada que certifique su presencia en la misma. En el caso del sistema con tarjetas con códigos de barras estas incluyen todas las posibilidades de votación, en los demás sistemas solo se imprimirá la tarjeta de asistencia.

4.Entrega de las tarjetas a la administración o personal encargado del registro de asistencia de los asambleístas:

En todos los casos las tarjetas se le entregan a la administración o personal encargado, con al menos 1 hora de anticipación de la hora de inicio del registro de los asistentes. El Grupo Empresarial Nexos presta el servicio de recepción y registro de los asistentes solo si es contratado adicionalmente para ello, lo cual tiene un costo adicional, de lo contrario asumimos que su personal lo realizará.

5.Registro de quorum de entrada y/o entrega de dispositivos:

En todo caso y como parte del servicio se hace el registro del quorum de entrada usando las tarjetas que fueron entregadas al asistente. En el mismo sitio se hará la entrega del dispositivo de votación si fue contratado este servicio. Para el sistema para dispositivos móviles, el código que está impreso en la tarjeta que se les entrego, les sirve para registrar su ingreso a la reunión. El quorum de entrada se estará proyectando en tiempo real, en la medida que cada asistente se registra, el sistema modifica el quorum, así será posible empezar la asamblea justo cuando se complete el quorum requerido.

6.Votaciones:

De acuerdo con el sistema contratado se realizan las votaciones de la siguiente manera:

El presidente de la reunión anuncia el cierre de la discusión

El presidente y secretario establecen la pregunta que será objeto de la votación, esta pregunta será digitada en el sistema y publicada en el video proyector para que sea leída por todos los asambleístas.

El presidente anuncia el inicio de la votación. Los votantes oprimen en el teclado la opción de votación que prefieren, la cual será visible en el LCD del dispositivo de votación y para ratificar dicha decisión debe oprimir posteriormente la tecla OK. Cuando oprime la tecla OK el voto ya no puede ser cambiado. Si el voto que aparece en la pantalla no es el que desea, debe oprimir la tecla C y se borrará la opción no deseada, permitiéndoles digitar la opción de voto deseado y posteriormente la tecla OK.

El presidente pregunta si aún hay alguien pendiente por votar, sino da por cerrada la votación.

Una vez cerrada la votación, en la pantalla se mostrará la decisión tomada por los asistentes.

Para dar fin a la votación el presidente anuncia el resultado de la votación y la decisión que tomaron los asistentes.

Cada votación repite el mismo procedimiento. El tiempo estimado para realizar este procedimiento es de 30 segundos

7.Registro de quorum de salida y/o recepción de dispositivos:

Este registro se hace usando las tarjetas de quorum que fueron entregadas al asistente o con la recepción de los dispositivos o con la entrega y digitación del código de salida entregada a los asistentes que están usando la aplicación para móviles. Es importante aclarar que dispositivo de votación que no sea devuelto en la reunión o en los siguiente 8 días después de finalizada la reunión al Grupo Empresarial Nexos será cobrada a la entidad contratante.

8.Entrega de Informes:

El mismo día o en el transcurso de la siguiente semana a la realización de la reunión se debe realizar la entrega de los informes detallados y generales de los registros de asistencia y de las votaciones detalladas realizadas. Recuerde que es requisito para la entrega de los mismos el pago del saldo pendiente.